Minuta de Alteração da Instrução Normativa 02/2024/SMADS – Prestação de Contas
Descrição
A Secretaria Municipal de Assistência e Desenvolvimento Social (SMADS) disponibiliza para consulta pública a minuta de Instrução Normativa que altera e complementa a Instrução Normativa nº 02/SMADS/2024, acompanhada do Manual de Procedimentos Operacionais e do Quadro Comparativo, que disciplina a celebração, execução, monitoramento e prestação de contas das parcerias com OSCs.
A proposta resulta da experiência na implementação da IN nº 02/2024, das demandas identificadas pelas áreas técnicas da Secretaria, das recomendações dos órgãos de controle e da evolução do Sistema de Gestão do Terceiro Setor (SGTS). Seu objetivo é fortalecer a segurança jurídica, padronizar procedimentos, ampliar a eficiência administrativa e a transparência na gestão das parcerias.
Entre os principais aprimoramentos propostos destacam-se:
a) adequação dos procedimentos ao SGTS;
b) redefinição das competências dos agentes responsáveis pela gestão, monitoramento e análise financeira;
c) aperfeiçoamento dos fluxos de elaboração, alteração e aprovação da Previsão de Receitas e Despesas (PRD);
d) revisão dos procedimentos de prestação de contas mensal, parcial e final;
e) implementação gradual da apuração financeira em regime de trimestralidade;
f) padronização dos fluxos de recursos, notificações e análise de pendências;
g) fortalecimento dos mecanismos de monitoramento, controle e transparência.
A participação da sociedade é fundamental para o aperfeiçoamento da proposta normativa. As contribuições recebidas serão analisadas pelas equipes técnicas da SMADS e poderão subsidiar a redação final da Instrução Normativa.
Informações adicionais
Esta consulta pública tem caráter consultivo e busca ampliar a participação social no aperfeiçoamento da Instrução Normativa.
Para subsidiar a análise da proposta, foram disponibilizados os seguintes documentos: minuta da Instrução Normativa; quadro comparativo da alteração da IN nº 02/SMADS/2024; e manual de Procedimentos Operacionais.
As contribuições poderão abordar qualquer dispositivo destes documentos, especialmente os relacionados aos procedimentos de gestão das parcerias, prestação de contas, responsabilidades da Administração Pública e das Organizações da Sociedade Civil (OSCs), utilização do Sistema de Gestão do Terceiro Setor (SGTS), fluxo da Previsão de Receitas e Despesas (PRD), monitoramento da execução das parcerias e demais alterações propostas.
Para facilitar a análise das sugestões, recomenda-se que as manifestações indiquem, sempre que possível, o artigo ou dispositivo da minuta e demais documentos a que se referem, a redação sugerida e a justificativa técnica, jurídica ou operacional da proposta.
Todas as contribuições recebidas serão sistematizadas e analisadas pela equipe técnica da SMADS antes da publicação da versão final da Instrução Normativa.
Comentários sobre a versão preliminar
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Com as alterações propostas nesta revisão não estão sendo superados os problemas que atualmente temos, como o desvio de função dos servidores para atribuições que não são da sua competência técnica (pela formação exigida ao cargo que ocupam na SMADS - seja técnico - serviço social - ou administrativo - nível médio). Temos ainda, os problemas operacionais e tecnológicos, máquinas obsoletas e que não funcionam, internet instável. Precisaria ser criado um setor específico para PC com profissionais habilitados para tais análises como acontece em outras secretarias que operacionalizam suas parcerias pelo MROSC.
Concordo plenamente com as observações de Rogério Alves de Souza, complementando ainda que a precariedade da Internet e equipamentos fazem de um simples lançamento no SEI ou emissão de e-mail um tormento.
Propõe-se que a manifestação técnica e o Relatório de Pendências permaneçam restritos ao SGTS durante a fase de análise e correção das prestações de contas, uma vez que esse sistema já assegura o registro, a rastreabilidade e o histórico de todas as devoluções realizadas.Somente após esgotadas as oportunidades de correção concedidas pelo NGA e permanecendo pendências não sanadas pela OSC, o Relatório de Pendências deverá ser juntado ao processo SEI, junto com os demais documentos que subsidiarem a manifestação definitiva
Essa alteração reduzirá significativamente o retrabalho das equipes, evitará o acúmulo de documentos transitórios nos processos SEI, facilitará a consulta aos documentos relevantes e promoverá maior eficiência na gestão documental, sem qualquer prejuízo à transparência, à rastreabilidade das análises ou ao controle administrativo, uma vez que que todas as manifestações permanecerão registradas e disponíveis no histórico do SGTS.
Além disso, em razão da dinâmica do processo de análise, é comum que uma mesma prestação de contas seja devolvida diversas vezes para correção, gerando sucessivas versões de manifestações e Relatórios de Pendências. A obrigatoriedade de inserir cada uma dessas versões no processo SEI ocasionará elevado volume documental, composto por documentos de caráter transitório, que possuem utilidade apenas durante a fase de saneamento das pendências.
Esse procedimento tende a dificultar a gestão processual, aumentando significativamente a quantidade de documentos no processo eletrônico e tornando mais complexa a localização dos documentos efetivamente relevantes pelos Gestores de Parceria, pelas Comissões de Monitoramento e Avaliação e pelos demais órgãos de controle.
Sugere-se a revisão da redação do art. 198, especialmente quanto à obrigatoriedade de instrução do processo SEI com a manifestação gerada no SGTS e com o Relatório de Pendências a cada devolução da prestação de contas. A medida proposta gera retrabalho para as equipes responsáveis pelas atribuições financeiras da SAS, CPAS e SUSAM, contrariando os princípios da eficiência, da economicidade, da celeridade e da racionalização dos atos administrativos.
Atualmente, tanto a manifestação técnica quanto o Relatório de Pendências já são produzidos e disponibilizados no próprio SGTS, sistema oficial utilizado para o acompanhamento, devolução e correção das prestações de contas. Esses documentos possuem natureza operacional e temporária, refletindo exclusivamente a situação da prestação de contas no momento da análise. Após a realização das correções pela Organização da Sociedade Civil, seu conteúdo pode ser total ou parcialmente superado, deixando de representar a situação atual da prestação.